Zásady spracovania osobných údajov

I. Prevádzkovateľ osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť API SOLUTIONS, s.r.o., IČ 24019968, so sídlom Na Lučinách 346, Proboštov, PSČ 417 12, Česká republika, zapísaná v obchodnom registri vedenom Krajským súdom v Ústí nad Labem, oddiel C, vložka 55003 (ďalej len „my“, „apios“ alebo „Prevádzkovateľ“), ktorá prevádzkuje webovú aplikáciu apios dostupnú na adrese apios.sk a napojené API (ďalej len „Aplikácia“).

Vo veciach ochrany osobných údajov nás môžete kontaktovať na e-maile podpora@apios.cz. Vzhľadom na rozsah a povahu spracovania nie sme povinní vymenovať zodpovednú osobu (DPO) a všetky žiadosti vybavuje priamo Prevádzkovateľ na uvedenom kontakte.

Tieto zásady sa vzťahujú na spracovanie osobných údajov používateľov Aplikácie, osôb konajúcich za našich zákazníkov, návštevníkov webu apios.sk a apios.cz a osôb, ktoré nás kontaktujú e-mailom, kontaktným formulárom alebo inak. Zásady sú vydané v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov („GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v platnom znení.

II. Aké osobné údaje spracúvame

Používateľský účet a fakturačné údaje. Pri registrácii a správe účtu spracúvame e-mail, heslo (uložené výlučne ako nevratný hash), meno a priezvisko, názov a adresu firmy, fakturačný e-mail, IČO a DIČ a zvolený trh (ČR/SR). Ak sa prihlasujete cez Google alebo Facebook, spracúvame aj identifikátor priradený danou službou k vášmu účtu.

Platobné údaje. Platby za predplatné spracúva platobná brána Stripe. My samotní čísla platobných kariet neukladáme ani k nim nemáme prístup — v našej databáze evidujeme len identifikátor zákazníka a predplatného pridelený Stripe, aby sme mohli párovať platby s vaším účtom. Zákazníci platiaci na faktúru nám navyše poskytujú štandardné fakturačné náležitosti.

Prístupové údaje k vašej Pohode. Na prepojenie Aplikácie s vaším účtovným systémom Pohoda (mServer) ukladáme prístupové údaje v zašifrovanej podobe. Tieto údaje používame výlučne na nadviazanie spojenia s vaším serverom v mene a na účet vášho predplatného a nikdy nie sú spätne dešifrované na náš vlastný náhľad.

Prevádzka API a obsah požiadaviek. Aplikácia funguje ako brána medzi vaším systémom (e-shop, účtovný nástroj, AI asistent a pod.) a vašou inštaláciou Pohody — prijatú požiadavku prevedieme do formátu Pohody, doručíme na váš mServer a odpoveď vrátime späť. Súčasťou takto prenášaných dát môžu byť osobné údaje vašich vlastných zákazníkov, dodávateľov alebo zamestnancov (napr. mená a adresy na faktúrach či objednávkach). V tomto rozsahu konáme ako sprostredkovateľ osobných údajov pre vás ako prevádzkovateľa — podmienky tohto spracovania sa riadia Podmienkami použitia Aplikácie a prípadnou samostatnou zmluvou o spracúvaní osobných údajov. Na účely diagnostiky chýb, bezpečnosti a preukazovania toho, čo bolo cez API odoslané, ukladáme aj záznam jednotlivých API požiadaviek (vrátane časti ich obsahu).

Modul na spracovanie PDF dokladov. Ak využívate funkciu automatického importu PDF dokladov, zriaďujeme pre váš účet vyhradenú e-mailovú schránku, do ktorej môžete doklady preposielať. Prístupové heslo k tejto schránke je uložené zašifrovane a my ho nikdy nezobrazujeme ani nepoužívame inak než na technickú prevádzku schránky. Obsah preposlaných dokumentov (napr. faktúry s údajmi o odosielateľovi a príjemcovi) uchovávame po dobu nevyhnutnú na ich spracovanie a priradenie dokladu do vašej Pohody.

Komunikácia. Ak nás kontaktujete e-mailom alebo cez kontaktný formulár, spracúvame meno, e-mail, prípadne názov firmy a obsah vašej správy, aby sme mohli na dotaz odpovedať.

Novinky e-mailom. Ak sa prihlásite na odber noviniek, spracúvame váš e-mail na účely zasielania informácií o nových funkciách a vydaniach Aplikácie. Odber môžete kedykoľvek zrušiť odkazom v e-maile alebo správou na podpora@apios.cz.

Údaje z návštevy webu a cookies. Pri návšteve apios.sk spracúvame technické údaje nutné na prevádzku webu (relačné cookie, ochrana proti CSRF) a so súhlasom aj údaje z nástroja Google Analytics (GA4) slúžiaceho na meranie návštevnosti. Podrobnosti nájdete v článku VIII. týchto zásad.

III. Účely a právny základ spracovania

Osobné údaje spracúvame len v rozsahu nevyhnutnom pre daný účel a vždy na niektorom z nasledujúcich právnych základov podľa čl. 6 GDPR:

Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) — zriadenie a správa používateľského účtu, sprístupnenie Aplikácie a API, prevádzka prepojenia s Pohodou, fakturácia a vybavovanie zákazníckej podpory.

Plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR) — vedenie účtovných a daňových dokladov podľa platných predpisov o účtovníctve a dani z pridanej hodnoty.

Oprávnený záujem Prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) — zaistenie bezpečnosti a stability Aplikácie a API, prevencia a vyšetrovanie zneužitia, diagnostika chýb pomocou logov požiadaviek a priamy marketing existujúcim zákazníkom v primeranom rozsahu (napr. informácie o nových funkciách v rámci existujúceho vzťahu), vždy s možnosťou vzniesť námietku.

Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) — zasielanie newslettera osobám, ktoré nie sú našimi zákazníkmi, a používanie analytických cookies (Google Analytics). Súhlas môžete kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracovania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

IV. Príjemcovia osobných údajov

Osobné údaje sprístupňujeme len v nevyhnutnom rozsahu a na základe zmlúv o spracúvaní osobných údajov týmto kategóriám príjemcov:

Poskytovateľ hostingu — Aplikáciu prevádzkujeme na serveroch umiestnených v Európskej únii.

Stripe (Stripe Payments Europe, Limited a pridružené spoločnosti) — spracovanie platieb za predplatné.

Google Ireland Limited — prevádzkovateľ služby Google Analytics (GA4) použitej so súhlasom na meranie návštevnosti webu.

Poskytovateľ e-mailových a schránkových služieb — na doručovanie transakčných e-mailov a prevádzku schránok v rámci modulu na import PDF dokladov.

Ecomail s.r.o. (ČR) — správa zoznamu odberateľov noviniek a rozosielanie e-mailových kampaní a transakčných e-mailov z kontaktného formulára.

Osobné údaje môžeme ďalej poskytnúť orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá zákon (napr. v rámci daňovej či inej kontroly), alebo externým poradcom (účtovník, audítor, advokát) viazaným mlčanlivosťou.

V. Prenos do tretích krajín

Osobné údaje v zásade spracúvame na serveroch umiestnených v Európskej únii. Niektoré osobné údaje môžu byť v obmedzenom rozsahu prenesené mimo EÚ/EHP, a to výlučne na základe zodpovedajúcich záruk podľa GDPR:

Google LLC (USA) ako subdodávateľ Google Ireland Limited spracúva dáta z Google Analytics v rámci rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti ochrany pre certifikované americké spoločnosti (EU-U.S. Data Privacy Framework).

Stripe Inc. (USA) ako subdodávateľ Stripe Payments Europe, Limited spracúva platobné údaje na základe štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou.

Kópiu príslušných záruk vám na vyžiadanie poskytneme na podpora@apios.cz.

VI. Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje spojené s používateľským účtom spracúvame počas trvania zmluvného vzťahu a ďalej počas doby, počas ktorej sme ich povinní uchovávať podľa platných právnych predpisov (účtovné a daňové doklady počas 10 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, ktorého sa týkajú).

Záznamy API požiadaviek uchovávame po dobu nevyhnutnú na diagnostiku, bezpečnosť a riešenie sporov o obsah prenesených dát, a potom ich anonymizujeme alebo zmažeme. Obsah dokladov spracovaných modulom na import PDF uchovávame po dobu nevyhnutnú na ich priradenie do vašej Pohody.

Údaje spracúvané na základe súhlasu (newsletter, analytické cookies) uchovávame do odvolania súhlasu, najdlhšie však po dobu uvedenú v článku VIII. pri jednotlivých cookies.

Osobné údaje z kontaktného formulára uchovávame po dobu nevyhnutnú na vybavenie dotazu a prípadnú nadväzujúcu komunikáciu, najdlhšie 2 roky od posledného kontaktu.

VII. Vaše práva

Vo vzťahu k spracovaniu vašich osobných údajov máte podľa GDPR nasledujúce práva:

Právo na prístup (čl. 15 GDPR) — môžete požiadať o potvrdenie, či vaše osobné údaje spracúvame, a o kópiu spracúvaných údajov.

Právo na opravu (čl. 16 GDPR) — môžete požiadať o opravu nepresných alebo doplnenie neúplných osobných údajov; viacero údajov si môžete opraviť priamo v nastaveniach účtu.

Právo na výmaz (čl. 17 GDPR) — môžete požiadať o výmaz osobných údajov, ak už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli spracúvané, alebo ste odvolali súhlas, s ktorým spracovanie nemá iný právny základ. Výmaz nevykonáme v rozsahu, v akom sme povinní údaje ďalej uchovávať na základe právnych predpisov (napr. účtovné doklady).

Právo na obmedzenie spracovania (čl. 18 GDPR) — v určitých prípadoch môžete požiadať, aby sme spracovanie vašich údajov dočasne obmedzili.

Právo na prenosnosť údajov (čl. 20 GDPR) — pri údajoch spracúvaných na základe súhlasu alebo zmluvy automatizovane môžete požiadať o ich odovzdanie v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte sebe alebo inému prevádzkovateľovi.

Právo namietať (čl. 21 GDPR) — proti spracovaniu založenému na oprávnenom záujme, vrátane priameho marketingu, môžete kedykoľvek vzniesť námietku; v prípade priameho marketingu spracovanie na základe námietky bez ďalšieho ukončíme.

Právo odvolať súhlas — pri spracovaní založenom na súhlase ho môžete kedykoľvek odvolať bez toho, aby tým bola dotknutá zákonnosť spracovania pred jeho odvolaním.

Svoje práva môžete uplatniť e-mailom na podpora@apios.cz. Na žiadosť odpovieme najneskôr do jedného mesiaca od jej doručenia; túto lehotu môžeme vo výnimočných prípadoch predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom vás budeme informovať.

Právo podať sťažnosť — ak sa domnievate, že spracovaním vašich osobných údajov porušujeme GDPR, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu. Pre osoby v Slovenskej republike je ním:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk. Keďže sme so sídlom v Českej republike, sťažnosť môžete podať aj na Úrad pre ochranu osobných údajov ČR, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

VIII. Cookies

Pri návšteve apios.sk používame nasledujúce súbory cookies:

Nevyhnutné (technické) cookies. Relačné cookie zabezpečujúce prihlásenie a funkčnosť Aplikácie a cookie proti CSRF útokom (ochrana formulárov). Tieto cookies sú nutné na prevádzku Aplikácie, ich uloženie sa neopiera o súhlas a v rámci používania Aplikácie ich nie je možné odmietnuť; sú vymazané po skončení relácie, resp. po odhlásení.

Analytické cookies (Google Analytics). Používame so súhlasom na anonymizované štatistiky návštevnosti webu (zdroj návštev, zobrazené stránky, dĺžka trvania návštevy). Ich platnosť je najviac 13 mesiacov a sú spravované spoločnosťou Google Ireland Limited podľa zásad ochrany súkromia Google.

Svoj súhlas s analytickými cookies môžete kedykoľvek udeliť, odmietnuť alebo odvolať v lište na správu cookies zobrazenej pri prvej návšteve webu, prípadne vymazaním cookies apios.sk v nastaveniach vášho prehliadača.

IX. Zabezpečenie osobných údajov

Prijali sme vhodné technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zničením alebo zneužitím, najmä šifrovanie prenosu dát (HTTPS), šifrované uloženie citlivých prístupových údajov (heslá k používateľským účtom, prístupy k vašej Pohode a e-mailovým schránkam) a obmedzenie prístupu k osobným údajom len na osoby, ktoré ich potrebujú na výkon svojej práce.

X. Automatizované rozhodovanie

V rámci Aplikácie nevykonávame automatizované rozhodovanie ani profilovanie v zmysle čl. 22 GDPR, ktoré by malo pre vás právne účinky alebo by sa vás obdobným spôsobom významne dotýkalo.

XI. Zmeny týchto zásad

Tieto zásady môžeme z času na čas aktualizovať, najmä v reakcii na zmeny právnych predpisov alebo funkcií Aplikácie. O podstatných zmenách vás budeme informovať prostredníctvom Aplikácie alebo e-mailom s dostatočným predstihom pred ich účinnosťou.

Tieto zásady sú platné a účinné od 1.1.2026.